Pengertian Dokumentasi Adalah : Fungsi, Tujuan dan Jenisnya

Diposting pada
Pengertian Dokumentasi Adalah : Fungsi, Tujuan dan Jenisnya
Pengertian Dokumentasi Adalah : Fungsi, Tujuan dan Jenisnya

Pengertian Dokumentasi Adalah

Kita sering mengenal pengertian dokumentasi, terutama jika ada moment tertentu seperti pesta, acara formal, hingga penelitian yang biasa dilakukan oleh berbagai kalangan mahasiswa.

Dokumentasi sebenarnya memiliki pengertian sebagai proses pencarian, pengumpulan atau penyediaan dokumen yang berguna untuk memperoleh informasi, bukti, keterangan atau memperjelas pengetahuan.

Tidak jarang, dokumentasi disamakan dengan kearsipan yang ada di suatu instansi. Padahal kedua hal tersebut memiliki arti yang berbeda.

Para ahli mengemukakan dokumentasi memiliki pengertian dokumen atau suatu media pada subyek tertentu. Pengertian lengkap mengenai dokumentasi menurut para ahli sebagai berikut :

1. Tung Palan

Berdasarkan pendapat Tung Palan mengenai dokumentasi yakni sebuah catatan otentik yang bisa dibuktikan atau dijadikan bukti secara hukum karena berisi data yang aktual dan lengkap.

2. Nurhadi Magetsari, dkk

Nurhadi Magetsari dkk juga mengungkapkan pendapatnya tentang pengertian dokumentasi merupakan suatu bahan yang memiliki bentuk, sifat maupun jenis apapun yang direkam, rekaman yang tertulis atau dipahat dengan tujuan untk menyampaikan informasi yang berupa fakta.

3. Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI

Berdasarkan KBBI, dokumentasi merupakan sebuah aktivitas untuk pengolahan, pengumpulan, pemilihan hingga penyimpanan informasi dalam bidang ilmu pengetahuan.

Pengumpulan bukti atau dokumen dalam dokumentasi berupa kutipan, gambar, guntingan koran dan bahan lainnya.

4. Paul Otlet

Paul Otlet menyatakan pendapatnya dalam International Economic Conference 1905 tentang arti dari dokumentasi yang merupakan kegiatan berupa pengolahan, pengumpulan, penyimpanan atau penyebaran dokumen tertentu.

5. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Sementara menurut FID, dokumentasi memiliki pengertian suatu aktivitas untuk mengumpulkan berbagai jenis dokumen yang berhubungan dengan semua pekerjaan manusia.

6. Ensiklopedi Britania

Dokumentasi menurut Ensiklopedi Britania memiliki arti penyusunan bibliografi menggunakan alat seperti esai, intisari, indeks maupun cara tradisional agar informasi yang diinginkan bisa tercapai.

Fungsi Dokumentasi

Dari beberapa pengertian dokumentasi di atas, kita telah paham yang dimaksud dengan dokumentasi. Tetapi, selain memahami pengertian dokumentasi, kita juga hendaknya paham dengan fungsi dokumentasi sebagai berikut :

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

Fungsi dokumentasi secara umum sangat beragam sebagai berikut :

  • Menyimpan dan melindungi fisik maupun isi dari dokumen
  • Memberikan bukti serta data yang akurat sebagai keterangan dokumen
  • Menyajikan informasi mengenai isi dokumen
  • Meminimalisir kerusakan dokumen atau informasi
  • Sebagai bahan penelitian berupa data bagi para ilmuwan
  • Memberikan bukti informasi yang otentik

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Sedangkan, fungsi dokumentasi dalam perusahaan bisa dijelaskan dalam point berikut :

  • Memelihara relasi antara perusahaan dengan masyarakat khususnya klien.
  • Sebagai barang bukti otentik yang dimiliki perusahaan
  • Sebagai rujukan historis dalam perusahaan
  • Data atau memori yang dimiliki perusahaan yang berguna untuk menjaga dan melindungi perusahaan atau instansi.
  • Sebagai sarana penyedia informasi dan data yang dibutuhkan untuk managemen perusahaan
  • Sebagai media pengambilan keputusan, perencanaan dan pengawasan

Tujuan Dokumentasi

Sebelumnya bahwa dokumentasi dilakukan dengan tujuan memperoleh bukti, keterangan atau memperjelas ilmu pengetahuan. Namun, ada beberapa peranan dokumentasi lainnya sebagai berikut :

  • Membantu dalam perkembangan IPTEK
  • Mengembangkan metode pengolah dokumen
  • Membantu pelayanan dalam bidang dokumentasi
  • Melakukan pengarsipan
  • Sarana distribusi dan publikasi dokumen
  • Mengolah dan mencatat dokumen

Jenis Dokumentasi

Jenis – jenis dokumentasi dibedakan antara dokumentasi secara umum dengan dokumentasi dalam bisnis yang akan dijabarkan sebagai berikut :

1. Dokumentasi secara Umum

Dokumentasi secara umum dibagi menjadi beberapa bagian yakni :

Dokumen berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, dokumentasi dibagi lagi menjadi dua yakni

  • Dokumentasi statis yakni dokumen yang tidak digunakan secara langsung untuk penyelesaian pekerjaan. Contoh dokumentasi statis adalah dokumen literal, dokumen private dan dokumen koprol.
  • Dokumen dinamis yakni dokumen yang digunakan secara langsung untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Dokumen berdasarkan kegiatan

  • Dokumen Pribadi merupakan dokumen yang menyangkut kepentingan seseorang. Contohnya adalah akta lahir, KTP atau ijazah.
  • Dokumen Pemerintah merupakan dokumen yang menyangkut dengan pemerintahan. Contohnya peraturan perundang – undangan, atau undang – undang dasar.
  • Dokumen Niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan transaksi jual berli. Contohnya adalah kuitansi, nota atau cek.

Dokumen berdasarkan fisiknya

  • Dokumen Korporil merupakan dokumen yang berwujud benda bersejarah dan biasanya ada di mudium. Contohnya adalah prasasti, fosil, patung dan lain – lain.
  • Dokumen Private, berupa surat yang disimpan pada sistem kearsipan. Contohnya adalah surat dinas, laporan atau surat perniagaan.
  • Dokumen Literer merupakan dokumen yang dibuat dengan cara ditulis, dicetak,direkam atau digambar. Biasanya dokumen ini tersedia di perpustakaan seperti majalah, buku, atau film documenter.

Dokumen berdasarkan sifatnya

  • Dokumen tekstual merupakan sebuah dokumen yang berisikan informasi yang tertulis. Contoh dokumen tekstual adalah buku atau surat kabar.
  • Dokumen non tekstual merupakan dokumen yang disajikan dalam bentuk teks serta gambar. Contohnya adalah gambar, grafik, peta dan lain – lain.

Dokumen berdasarkan jenisnya

  • Dokumen fisik merupakan dokumen yang berkaitan dengan materi, ukuran, tata letak dan lain – lain.
  • Dokumen intelektual dibuat dengan memperhatikan sumber, isi subjek, tujuan dan lain – lain.

2. Dokumentasi dalam Bisnis

Sementara dokumentasi dalam bisnis dibagi menjadi beberapa jenis antara lain :

  • Dokumen Finansial khusus mencatat proposal, laporan keuangan, laporan payroll dan lain – lain.
  • Dokumen Transaksi berfungsi untuk memperpendek waktu supaya transaksi bisnis menjadi lebih cepat. Contoh dokumen transaksi seperti invoice atau surat order.
  • Bussiness Report mencakup berbagai topic seperti marketing plans, safety compliance, sales figures, dan lain – lain. Bussiness report akan terlihat lebih mendetai dengan ditambahkan grafik, gambar, statistic atau study kasus.
  • Bussiness Letters biasa digunakan sebagai sarana komunikasi dengan pihak yang ada diluar perusahaan seperti servis, konsumen atau kolega. Biasanya business letters dikirimkan melalui email karena lebih efektif.
  • Email dan Memorandum sering digunakan karyawan untuk berinteraksi dengan karyawan lain melaui email.

Demikian ulasan tentang pengertian, fungsi, tujuan dan jenis – jenis dokumentasi. Dokumentasi dibuat semata – mata sebagai suatu alat pembuktian suatu kebenaran.

Semoga ulasan mengenai Pengertian Dokumentasi Adalah : Fungsi, Tujuan dan Jenis bisa menambah pemahaman kita terkait dengan segala yang berhubungan dengan dokumentasi dan meminimalisir penyalahgunaan dokumentasi.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *