Jenis, Tujuan, Fungsi, dan Proses Perencanaan

Tahukah Anda mengenai Jenis, Tujuan, Fungsi, dan Proses Perencanaan? Dalam melakukan sebuah kegiatan atau program tertentu, dibutuhkan sebuah perencanaan untuk membuat kegiatan dan program tersebut berjalan dengan baik.

Pembuatan perencanaan pun dibuat dengan serangkaian proses untuk membuat perencanaan tersebut benar-benar matang dan menghindari adanya kegagalan pelaksanaan.

Jenis dari perencanaan pun dibagi ke dalam beberapa kategori serta fungsinya pun juga beragam.

Untuk dapat mengetahui penjelasan terkait perencanaan, berikut sudah disajikan secara lengkap mulai dari jenis, tujuan, fungsi, dan prosesnya. Mari simak berikut.

Jenis Perencanaan

Dalam pembagian jenisnya, perencanaan dikelompokkan dalam beberapa kategori yaitu berdasarkan luasnya, waktu, dan pengkhususan.

1. Berdasarkan Luasnya

Ada dua jenis perencanaan yang didasarkan pada luasnya yaitu perencanaan strategis dan perencanaan operasional.

Perencanaan strategis didefinisikan sebagai rencana yang berisikan penentukan kegiatan serta alokasi sumber daya mulai dari individu, modal, tempat, fasilitas, dan hal lain yang sesuai dengan target kegiatan.

Perencanaan ini menjadi bagian dari setiap organisasi atau lembaga yang ingin menentukan sasaran kegiatan dan melakukannya sesuai dengan kondisi lingkungan organisasi tersebut.

Dalam hal periode waktunya, perencanaan strategi tergolong dalam perencanaan yang mencakup waktu lama sekitar 3 tahun atau lebih dan mencakup sudut pandang yang luas. Dikarenakan mencakup sudut pandang luas, perencanaan strategis tidak berfokus pada hal-hal yang spesifik.

Sementara itu, perencanaan operasional adalah jenis perencanaan yang membuat rincian mengenai cara mencapai sebuah kegiatan untuk pemenuhan tujuan organisasi.

Perencanaan jenis ini biasanya disusun pada organisasi atau lembaga yang mempunyai tingkatan yang lebih rendah. Tujuannya untuk menentukan langkah-langkah supaya segala tujuan operasional bisa tercapai.

Dilihat secara cakupannya, perencanaan strategis lebih mencakup pada perumusan masalah, sedangkan perencanaan operasional lebih mencoba untuk merumuskan cara-cara supaya sasaran bisa tercapai dengan baik.

2. Berdasarkan Waktu

Jenis berikutnya adalah perencanaan yang didasarkan pada waktu. Ada 2 macam jenis ini yaitu rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang.

Perencanaan jangka panjang adalah jenis perencanaan yang dibuat untuk jangka waktu tiga tahun atau lebih. Sementara itu, rencana jangka pendek hanya mencakup waktu satu tahun atau bahkan kurang.

Namun, dalam penerapannya jangka waktu tersebut juga bisa berubah. Contohnya ketika perencanaan jangka panjang dibuat dalam kurun waktu 10 tahun, tetapi saat terjadi perubahan lingkungan atau kondisi organisasi, maka jangka waktu tersebut bisa berubah begitu juga dengan isi perencanaan.

3. Berdasarkan Kekhususan

Jika didasarkan pada kekhsusannya, perencanaan dibedakan menjadi 2 hal juga yaitu perencanaan yang mengarahkan dan perencanaan spesifik.

Perencanaan yang mengarahkan atau disebut dengan direksional adalah rencana yang sifatnya fleksibel dan mencoba untuk menetapkan pedoman-pedoman umum.

Sehingga, rencana yang dibuat tidak mengunci suatu organisasi untuk secara penuh pada perencanaan yang dibuat, namun lebih mengarahkan ke tindakan-tindakan yang dianggap pas untuk pelaksanaan kegiatan.

Di sisi lain, perencanaan khusus adalah jenis perencanaan yang dibuat secara jelas dan tidak bertujuan untuk mengarahkan.

Perencanaan ini dibuat tanpa adanya tujuan untuk membuat kesalahpahaman. Hanya saja, dalam pelaksanaannya, perencanaan khusus terkadang kurang memberikan kejelasan tersebut, sehingga acapkali kurang memuat nilai kekhususan tersebut.

Sehingga, dalam penerapannya banyak yang lebih memilih perencanaan direksional dibandingkan dengan perencanaan spesifik.

Selain ketiga pengelompokan di atas, jenis perencanaan juga dikelompokkan sesuai unsurnya yang mana terdiri dari aturan, anggaran, prosedur, program, kebijakan, strategi, tujuan, maksud, dan standar. Jenis-jenis ini bisa disimak lebih lanjut dalam poin-poin berikut.

1. Aturan: Jenis perencanaan yang sifatnya mengatur. Dalam kata lain, perencanaan ini mencoba menetapkan jika kegiatan tertentu tak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
2. Anggaran: Jenis perencanaan yang dibuat dalam bentuk angka dan terkait dengan sumber daya keuangan yang nantinya akan dipakai dalam pelaksanaan kegiatan.
3. Prosedur: Perencanaan yang berisikan sekumpulan perintah untuk melakukan kegiatan tertentu secara urut atau sistematis.
4. Program: Perencanaan yang berisikan sekumpulan kegiatan dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
5. Strategi: Suatu perencanaan yang berisi program yang luas sesuai dengan tujuan organisasi demi terlaksananya suatu misi.
6. Tujuan: Bagian dari perencanaan yang menjadi akhir dari pelaksanaan rencana tersebut.
7. Maksud: Segala bentuk perencanaan pokok dari suatu organisasi atau lembaga.
8. Standar: Norma yang berisikan kriteria, proses, metode, dan implementasi atau teknis pelaksanaan dari suatu kegiatan.

Tujuan Perencanaan

Perencanaan dibuat tentu berdasarkan dengan tujuan tertentu. Tujuan inilah yang nantinya menjadi sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi atau lembaga ketika perencanaan tersebut diwujudkan dalam suatu pelaksanaan kegiatana. Menurut Robbins dan Coulter, terdapat beberapa tujuan perencanaan diantaranya:

1. Untuk Memberikan Arahan

Perencanaan dibuat dengan tujuan untuk memberikan pengarahan kepada pihak-pihak yang berhubungan dengan organisasi atau perusahaan baik itu manajer atau karyawan.

Pembuatan rencana dinilai dapat mempermudah para anggota untuk bekerja sama, menentukan langkah-langkah untuk bekerja sama, dan membuat keputusan apa saja yang akan dilakukan demi keberhasilan rencana tersebut.

Ketika perencanaan dihilangkan, maka suatu organisasi akan kehilangan kendali dan setiap anggotanya akan melakukan pekerjaan tanpa adanya arahan yang jelas.

2. Untuk Menetapkan Standar

Sebuah perencanaan dibuat juga bertujuan untuk menetapkan standar yang akan dipakai oleh lembaga atau organisasi dalam meningkatkan kinerja dari anggota maupun kinerja organisasi secara keseluruhan.

Jika perencenaan dibuat dengan tepat, nantinya juga akan memudahkan proses evaluasi dan pengontrolan kinerja tersebut.

3. Untuk Antisipasi di Masa Depan

Suatu perusahaan atau lembaga memang tidak tahu apa saja yang akan terjadi di masa mendatang.

Oleh karenanya, dibutuhkan perencanaan tertentu yang bertujuan untuk mengurangi ketidakpastian dan antisipasi terhadap hal-hal buruk di masa depan.

Bagi pembuat rencana diharuskan untuk bisa melihat jauh ke depan, memperkirakan perubahan apa saja yang bisa terjadi, dan bagaimana organisasi menyikapi perubahan tersebut.

4. Untuk Mengurangi Pemborosan

Tujuan selanjutnya dari sebuah perencanaan adalah mencoba untuk meminimalkan pemborosan terhadap anggaran yang ada.

Ketika pengeluaran anggaran sudah ditentukan dengan baik, maka pemborosan terhadap penggunaan anggaran tersebut dapat berkurang.

Perencanaan terhadap anggaran juga penting bagi perusahaan untuk memangkas pengeluaran yang dirasa tidak penting dan justru memberatkan.

Tidak hanya tujuan-tujuan yang sudah disebutkan di atas, tujuan dari perencanaan juga bisa terdiri dari:

• Digunakan sebagai pedoman dan standar untuk implementasi di masa mendatang
• Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan
• Mempermudah pengawasan dalam kegiatan yang sedang dilakukan
• Memperkirakan peluang apa saja yang terbuka di masa depan
• Meningkatkan efisinsi dalam pengeluaran biayan dan anggaran serta mengurangi jumlah anggaran yang dinilai tidak begitu penting.

Fungsi Perencanaan

Perencanaan pada hakikatnya adalah sebuah langkah perumusan tujuan, prosedur, metode, serta waktu yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan.

Dalam pendapat Siagian (2002), fungsi perencanaan adalah bentuk pengambilan keputusan di masa kini untuk dilakukan dalam jangka waktu tertentu di masa depan.

Kemudian, jika dijabarkan lebih lanjut, fungsi-fungsi dari perencanaan diantaranya adalah untuk menetapkan tujuan-tujuan organisasi serta sebagai bentuk untuk menentukan strategi, kebijakan, prosedur, sistem anggaran, dan standar lainnya untuk bisa mencapai tujuan yang diinginkan.

Jika perencanaan tidak dilakukan, maka tujuan dari perencanaan tentunya tidak dapat dicapai dan oleh karenanya fungsi dari perencanaan pun juga tidak dapat didapatkan.

Proses Perencanaan

Supaya lebih memudahkan dalam pembuatan perencanaan, dibutuhkan langkah-langkah khusus yang dimulai dari identifasi masalah, analisis kondisi, merumuskan tujuan yang ingin dicapai, dan menyusun garis besar perencanaan dalam bentuk proposal.

Setelahnya, proposal tersebut akan dirapatkan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dan dari hasil rapat tersebut akan didapatkan komponen penting dari perencanaan.

Dari komponen tersebut kemudian perlu dilakukan pembuatan outline dan dilanjutkan dengan pengumpulan, pengolahan, penyimpulan, dan pendiskusian data.

Ketika data sudah berhasil dikumpulkan dan didiskusikan, maka akan dibutuhkan penyusunan naskah final dan evaluasi. Memasuki tahapan selanjutnya adalah dilakukannya persetujuan naskah tersebut sekaligus dengan penjabaran tentang pelaksanaan rencana.

Disamping tahapan-tahapan yang sudah dijelaskan secara ringkas tadi, proses perencanaan juga dapat dibedakan menjadi 4 tahapan yaitu (1) Menetapkan tujuan, (2) Merumuskan kondisi terkini, (3) Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan yang ada, dan (4) mengembangkan kegiatan untuk dicapainya tujuan.

Berikutnya, menurut Richard L. Daft, proses perencanaan dapat dijabarkan dalam beberapa poin-poin berikut:

1. Membuat Rencana

Bagian ini menjadi langkah awal dalam proses perencanaan yang mana dilakukan ketika pimpinan organisasi atau lembaga mulai mencanangkan visi dan misi yang sesuai dengan tujuan organisasi secara jelas.

Jadi, secara ringkas, tahapan pertama ini berisikan penentuan visi dan misi serta penetapan tujuan.

2. Menerjemahkan Rencana yang Telah disusun

Memasuki pada tahapan kedua adalah menerjemahkan rencana  yang telah disusun dengan memetakan strategi, membuat scenario, dan menentukan tim-tim yang bertugas untuk menganalisa isu dan permasalahan dalam perancangan perencanaan.

3. Merencanakan Operasi

Dalam tahapan yang ketiga, proses perencanaan terdiri dari pembuatan rencana operasional, menentukan target, tujuang, dan perencanaan praktis.

Pada tahapan ini, biasanya kepala organisasi akan menjabarkan faktor-faktor operasional yang diperlukan dalam mencapai tujuan.

Sehingga, dibutuhkan langkah-langkah yang telah disebutkan untuk bisa menentukan supaya targer bisa berjalan sebagaimana mestinya.

4. Melaksanakan Rencana

Dalam tahapan pelaksanaan rencana, penetapan stretch goals dan perencanaan krisis dilakukan. Kegiatan pada tahapan ini meliputi pelaksanaan manajemen yang bersasaran, instrumen kerja, rencana untuk sekali implementasi, dan pelaksanaan tanggung jawab yang sudah dibuat.

5. Melakukan Pengawasan dan Evaluasi

Pada tahapan yang terakhir, pihak organisasi terutama pimpinan akan melakukan evaluasi dan pengawasan secara rutin untuk terus memperbaiki kinerja dan kekurangan dalam implementasi perencananaan.

Berbeda dengan pendapat dari Richard L. Daft, Manullang mengatakan jika proses perencanaan dilakukan dengan tahapan-tahapan yang dimulai dari

• Penetapan tugas dan tujuan,
• Observasi dan analisa,
• Menganalisa kemungkinan-kemungkinan,
• Membuat panduan,
• Pembuatan perencanaan.

Meskipun terdapat banyak perbedaan terkait tahapan dalam proses perencanaan, tetapi bisa dikatakan jika inti dari setiap tahapannya sama dan bertujuan untuk mendapatkan hasil rencana yang sesuai.

Nah, jadi itulah serangkaian penjelasan mengenai proses perencanaan yang dimulai dari jenis-jenisnya hingga prosesnya.

Perencanaan bisa dibilang hal yang begitu penting dalam pelaksanaan kegiatan di suatu organisasi atau lembaga. Tanpa adanya perencanaan, maka sebuah organisasi tidak akan bisa berjalan dengan baik dan bisa jadi banyak hal yang tidak berjalan sebagaimana mestinya.