Di zaman yang semakin canggih dan serba modern seperti saat ini, serta perkembangan internet yang semakin pesat, ada banyak aktivitas yang dahulu sulit dilakukan sekarang menjadi semakin mudah. Salah satunya adalah cara berkirim surat.
Dulu jika ingin mengirim surat, maka kita wajib untuk pergi ke kantor pos, membeli perangko dan surat akan sampai dalam hitungan hari.
Sekarang hanya melalui smartphone, kita telah bisa mengirim pesan dengan sangat cepat hanya melalui email.
Tidak hanya untuk mengirim pesan biasa, email juga sangat bermanfaat untuk mengirimkan data-data penting, membuat akun aplikasi, dan lain sebagainya. Apa sebenarnya email itu?
Pengertian Email
Apa itu Email? Pengertian Email (electronic mail) atau surat elektronik adalah sebuah alat pengirim pesan melalui perantara teknologi yang bisa diakses melalui komputer, laptop, atau smartphone yang terhubung dengan jaringan internet.
Selain bisa mengirim pesan berupa teks biasa, email juga dapat melampirkan data lainnya seperti file, audio, video dan foto yang berbentuk digital.
Mengapa disebut dengan surat elektronik? Hal itu karena sistem kerja dalam email memungkinkan pesan untuk dikirim dan diterima melalui media perangkat.
Metode pengiriman pesan melalui email ini tentu sangat jauh lebih mudah dibandingkan dengan metode konvensional. Layanan instan inilah yang membuat email menjadi populer.
Meskipun telah populer dan email merupakan salah satu fasilitas yang paling banyak digunakan dalam hal surat menyurat, ada baiknya untuk mempelajari sejarah email sejak pertama diciptakan terlebih dahulu.
Sejarah Email
Sejarah terciptanya email dimulai pada tahun 1968. Terciptanya email seiring dengan perkembangan jaringan ARPANET yang merupakan sejenis internet pada saat itu.
ARPANET sendiri awalnya merupakan sebuah proyek komunikasi yang dibangun dengan tujuan untuk institusi pendidikan dan militer.
Setelah itu, perkembangan email mulai menunjukkan kemajuan. Pada tahun 1971, Ray Tomlinson yang merupakan seorang mantan MITian yang bekerja pada sistem operasi TENEX untuk BBN teknologi sebagai seorang kontraktor ARPANET, bertugas untuk membuat program electornic mail (surat elektronik) atau yang disingkat dengan email. Proyek tersebut dinamai SNDMSG.
SNDMSG adalah sebuah program yang mempu membuat orang dapat saling berkirim pesan jika memiliki mesin yang sama.
Cara pengiriman pesan dalam proyek SNDMSG ini hampir sama seperti saat menulis dan mengirim pesan melalui email. Setelah pesan selesai ditulis, pesan tersebut akan dikirimkan pada kotak surat yang ada di mesin yang sama.
Seiring waktu, perkembangan email semakin maju. Ray Tomlinson terus membuat inovasi dan kemudian berhasil membuat SNDMSG dapat mengirim pesan di dalam jaringan ARPANET. Ini merupakan bentuk email yang paling lawas.
Pesan pertama yang dikirim di dunia saat email pertama kali tercipta adalah pesan yang berbunyi “QWERTYUIOP”. Setelah itu pada tahun 1972, Ray Tomlinson kembali mengenalkan sebuah ikon “@” atau “at” sebagai pemisah antara identitas dengan domain alamat email.
Format ini masih digunakan hingga sekarang. Sebagai contoh, kampus@universitas.ac.id. “kampus” merupakan nama pengguna, sementara “universitas” adalah nama domain yang biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi.
“ac” adalah second level domain yang memberikan informasi bahwa domain tersebut termasuk ke dalam kategori pendidikan (academy). “id” adalah top level domain yang menunjukkan bahwa domain tersebut terdaftar di Indonesia.
Pada awal tercipta, email merupakan sebuah layanan yang berbayar. Salah satu program yang paling terkenal adalah Eudora.
Namun, keberadaan Eudora tidak bertahan lama dan segera tergeser karena ada program baru yang lebih baik dan gratis, yaitu Netscape dan Internet Explorer.
Sejarah Email Setelah Era Ray Tomlinson
Perkembangan email tidak berhenti pada era Ray Tomlinson atau saat pertama kali ditemukan, lalu punah begitu saja. Justru setelah itu email semakin mengalami perkembangan yang pesat dari waktu ke waktu.
Hal ini dibuktikan pada tahun 1975, ketika software pengaturan email ditemukan oleh John Vital. Berkat beliau, email akhirnya dapat memenuhi lalu lintas internet hingga 75 persen.
Email penting pertama pada saat itu digunakan oleh Ratu Elizabeth II. Ia mengirim email melalui ARPANET dari Royal Signals and Radar Establishment di Inggris pada tanggal 26 Maret 1976.
Kemudian kampanye pertama yang menggunakan email adalah kampanye presiden Jimmy Carter pada musim gugur tahun 1976.
Fungsi Email
Secara harfiah, fungsi email adalah untuk mengirim dan juga menerima pesan. Dengan adanya fungsi attachment pada email, pengirim pesan juga dapat melampirkan berbagai jenis data selain teks biasa.
Selain itu, email juga memiliki manfaat lain di dalam dunia internet. Berikut beberapa fungsi dan manfaat email:
1. Menerima dan Mengirim Pesan
Seperti yang telah disebutkan, fungsi email pada dasarnya adalah untuk mengirim dan menerima pesan. Kecepatan dalam mengirim pesan melalui email sangatlah cepat.
Pesan yang dikirimpun tidak hanya berbentuk teks saja, melainkan dapat berbentuk file-file juga.
2. Sebagai Identitas Diri secara Personal
Di era modern seperti saat ini dimana layanan digital begitu banyak dan menjamur, email sering digunakan sebagai cara untuk menginformasikan identitas.
Layanan seperti jasa keuangan digital, aktivitas telepon genggam, pembelian barang secara daring sering kali membutuhkan email untuk memverifikasi identitas penggunanya.
3. Alat Untuk Mendaftar di Banyak Layanan Digita dan Media Sosial
Sosial media, game, serta banyak layanan digital lainnya sering kali meminta alamat email dalam proses pendaftaran pengguna baru. Hampir semua pendaftaran aplikasi pada saat ini membutuhkan alamat email.
Setelah melakukan pendaftaran, biasanya akan ada email yang dikirimkan dari pihak layanan aplikasi tersebut untuk mengkonfirmasi kebenaran alamat email yang didaftarkan.
4. Email sebagai Media Promosi
Para pebisnis yang mempunyai toko online sering menggunakan alamat email pelanggannya sebagai sarana promosi bisnis.
Meskipun email adalah cara paling lawas yang digunakan untuk promosi dan bahkan email promosi kadang jarang dibaca, cara ini masih sering digunakan.
Biasanya, pebisnis akan mengumpulkan alamat email pelanggannya melalui layanan berlangganan newsletter yang ada di halaman websitenya. Dengan adanya layanan email jenis marketing, kegiatan promosi akan semakin optimal.
5. Mengaktifkan Smartphone Android
Pada smartphone baru dengan sistem operasi android, agar perangkat tersebut dapat digunakan, maka hal yang harus dilakukan adalah memasukkan alat email terlebih dahulu.
Umumnya, android diaktifkan menggunakan gmail. Email digunakan apabila pengguna smartphone ingin memberi aplikasi gratis yang disediakan oleh google sebagai pengembang sistem android.
6. Media untuk Melamar Pekerjaan
Melamar pekerjaan saat ini dapat dilakukan melalui fasilitas email. Jika dahulu saat ingin melamar pekerjaan kita harus menyiapkan berkas-berkas pendukung dalam bentuk fisik, dengan email, mengirim lamaran pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih sederhana.
Berkas-berkas yang diperlukan dapat kita ubah menjadi bentuk file. Beberapa perusahaan pun sudah banyak yang menggunakan email sebagai media untuk menerima berkas lamaran pekerjaan.
Cara Kerja Email
Sebetulnya, dapat dikatakan bahwa cara kerja email sangat sederhana. Sama seperti saat ingin mengirim surat secara konvensional.
Bedanya, untuk mengirim email maka tentu diperlukan alamat email yang dituju serta media pengirim pesannya yang dapat berupa smartphone, laptop, PC, serta jaringan internet.
Mengirim pesan melalui email juga lebih cepat daripada menggunakan cara biasa. Berikut akan dijelaskan cara kerja email:
- Buka email, lalu tulis pesan yang akan dikirim.
- Lalu tulis alamat penerima email dengan benar pada kolom penerima. Server akan mengidentifikasi alamat email yang dituju apakah benar atau tidak.
- Setelah alamat email yang dituju benar, server akan mengirimkan pesan yang telah ditulis kepada server email penerima.
- Isi pesan akan tersimpan di email server dan penerima email dapat membuka pesan yang telah dikirim.
- Ketika penerima membuka pesan yang diterima, maka aplikasi email dari penerima akan melakukan permintaan email baru yang ada di email server dan kemudian mengunduh ke komputer penerima pesan.
- Setelah itu, penerima email dapat melihat serta membaca isi pesan yang sudah diunduh tersebut.
Kelebihan Layanan Email
Dengan kemudahan yang diberikan, tentu email memiliki banyak kelebihan. Berikut adalah beberapa kelebihan dari email, antara lain:
1. Menawarkan Efisiensi Waktu
Waktu yang diperlukan dalam berkirim surat dengan cara lama sangat banyak. Surat yang dikirim bisa sampai berhari-hari kemudian tergantung jarak pengirim dan penerimanya.
Dengan email, sebuah pesan bisa sampai hanya dalam hitungan menit atau detik saja, tergantung dari kualitas jaringan internet yang digunakan.
Penerima email juga bisa langsung menerima dan membaca pesan yang dikirim jika terhubung dengan internet.
Semua proses berkirim pesan dengan cara digital ini dapat dilakukan dengan waktu yang sangat singkat meskipun berada pada jarak yang sangat jauh.
2. Menawarkan Efisiensi Biaya
Jika mengirim pesan secara konvensional memerlukan jasa biaya antar dan perangko, maka email sama sekali tidak memerlukan biaya untuk jasa pengirimannya, selain biaya internet yang dibutuhkan.
Selain itu, email juga menawarkan sesuatu yang tidak bisa digantikan oleh layanan jasa pengiriman surat yaitu jarak penerima tidak akan memengaruhi biaya kirim.
Meskipun penerima pesan berada pada jarak ribuan kilometer, maka biaya yang dikeluarkan akan tetap sama yaitu tidak ada.
3. Menawarkan Cara yang Praktis
Menggunakan cara konvensional atau cara lama dalam mengirim pesan akan sangat merepotkan. Banyak hal yang harus dipersiapkan seperti amplop, kertas, perangko, dan setelah itu harus pergi ke kantor pos atau mencari kotak pos.
Dengan adanya email, kita dapat mengirimkan pesan tanpa harus beranjak dari tempat duduk dan juga tidak perlu mengeluarkan modal untuk membeli perangko.
4. Menawarkan Kerapihan Data
Dengan adanya email, maka data yang kita miliki akan menjadi lebih rapi. Kita dapat menyortir data, menyimpan, serta menghapus data yang tidak perlu atau sudah tidak digunakan.
Kekurangan Email
Meskipun memiliki banyak kelebihan serta dapat memudahkan orang untuk berkomunikasi, email sebenarnya juga memiliki kekurangan atau bahkan sisi negatif yang tidak kita sadari. Berikut adalah beberapa kekurangan dari layanan email.
1. Sangat Bergantung pada Perangkat Elektronik
Perangkat elektronik pendukung email seperti smartphone, laptop, atau pc bukanlah barang yang murah dan dimiliki oleh semua orang.
Dan meskipun sudah memilikinya, perangkat tersebut juga harus terhubung dengan koneksi internet. Ini merupakan kekurangan dari layanan email bagi sebagian orang.
2. Sangat Tergantung dengan Jaringan Internet
Penyebaran jaringan internet yang belum merata membuat tidak semua daerah memiliki jaringan internet. Bagi masyarakat yang tinggal di daerah pinggiran, pastilah akan sangat kesulitan untuk mendapatkan akses internet.
Padahal kegiatan saling berkirim pesan melalui email membutuhkan keadaan dimana baik pengirim maupun penerima pesan harus berada dalam jaringan internet yang baik.
3. Pengetahuan Tentang Email yang Terbatas
Banyak orang yang masih belum paham dan mengerti cara menggunakan email.
Kegiatan dengan basis data di dalam internet seperti ini sulit untuk dimengerti oleh generasi tua serta masyarakat yang berada di daerah pinggiran yang belum tersentuh internet.
Mungkin hal ini juga yang menyebabkan keberadaan kantor pos tetap ada hingga saat ini.
Jenis dan Contoh Email
Email sebetulnya memiliki banyak sekali jenis tergantung dari pemakaiannya. Dengan mengetahui jenisnya, maka seseorang dapat memilih mana yang paling pas dengan kebutuhannya. Berikut adalah beberapa jenis email secara umum:
1. Email Gratis
Dari namanya, jenis email ini dipastikan dapat digunakan secara cuma-cuma atau gratis. Layanan email ini bisa diakses dan digunakan tanpa biaya sepeser pun.
Tersedia banyak sekali email gratis seperti gmail dari Google, ymail, hotmail, yahoo, dan lain-lain.
Umumnya, email gratis ini digunakan untuk kebutuhan pribadi, baik untuk keperluan berkirim pesan atau keperluan aktivitas sosial media.
2. Email Berbayar
Ada yang gratis, maka ada juga yang berbayar. Akun email berbayar merupakan jenis layanan yang cukup unik.
Salah satu yang membedakan antara akun email gratis dan berbayar adalah penggunaan alamat email yang bisa disesuaikan dengan keinginan sendiri.
Email berbayar biasanya dimiliki oleh perusahaan dengan berlangganan melalui ISP (Internet Service Provider), seperti indonet.com, telkomspeedy.com, elganet, dan lainnya. Biasanya email dari ISP ini adalah email yang berbasis smtp/pop.
Perusahaan yang memilih email berbayar biasanya bertujuan untuk memberikan kesan yang profesional.
Selain itu, dengan email yang berbayar maka akan memberikan kepercayaan lebih kepada penerima email.
3. POP Mail
POP Mil (Post Office Protocol) adalah sejenis email khusus yang hanya dapat dibuka dan dibaca dari ISP (Internet Service Provider) yang dipakai.
Hal tersebut terlihat dari jenis layanan email yang paling sering digunakan oleh suatu perusahaan untuk berkomunikasi secara internal dengan karyawannya.
Jenis email ini juga memiliki kelebihan yang lain dimana pesannya bisa dibaca secara luring melalui telepon genggam atau komputer.
4. Forward Mail
Forward email merupakan layanan untuk para pengguna email yang sering mengganti alamat emailnya.
Dengan cara mendaftarkan diri pada layanan email ini, maka setiap pengguna tetap dapat memperoleh pemberitahuan jika ada pesan baru pada alamat email yang lama.
Layanan email jenis ini dapat disebut sebagai perantara antar alamat email. Sebab forward email ini memiliki sifat sebagai perantara, jangka waktu yang diperlukan untuk mengirim email lebih panjang daripada layanan email yang biasa.
5. Web Mail
Ini merupakan jenis email yang paling umum dipakai oleh masyarakat luas. Contoh layanan email jenis ini adalah Google dan Yahoo yang dapat diakses dengan cara membuka halaman websitenya.
Kelebihan dari layanan email jenis ini adalah pengguna dapat saling bertukar pesan sekaligus membaca email di semua jenis device elektronik yang canggih.

Perkenalkan nama saya Rita Elfianis, Seorang tenaga pengajar di Universitas Islam Negeri Suska RIAU. Semoga artikel yang dibuat bermanfaat