Komputerisasi Akuntansi Adalah : Pengertian, Kelebihan dan Kekurangan

Pengertian Akuntansi adalah sistem informasi yang dalam hal ini mencatat, mengumpulkan dan mengkomunikasikan data keuangan sebagai tujuan pengambilan keputusan.

Pada dasarnya sistem dalam akuntansi harus efektif. Apabila sistem tersebut efektif, dapat memberikan tujuan yang lebih luas. Adapun 3 tujuan yang diperoleh dari sistem akuntansi yang efektif adalah:

1. Pelaporan internal sebuah perusahaan ke divisi manajer sebagai perencanaan dan pengendalian kegiatan rutin.
2. Pelaporan internal sebuah perusahaan sebagai perencanaan strategik.
3. Berfungsi untuk pihak eksternal atau dari luar perusahaan. Dalam hal ini yaitu pemegang saham, pemerintah dan pihak luar lainnya.

Ketiga hal tersebut di atas diperoleh melalui proses data transaksi akuntansi.

Pada era teknologi seperti sekarang ini, pemrosesan data jarang sekali bahkan hampir tidak lagi menggunakan sistem manual tetapi, menggunakan sistem akuntansi yang berkomputer atau disebut PDE (Pemrosesan Data Elektronik).

Data yang berfungsi sebagai input (masukan) juga akan diproses sebagai data output (keluaran).

Berbeda dengan pemrosesan data yang dilakukan secara manual, data sebagai input (masukan) diproses sebagai data output (keluaran) dengan menggunakan tangan atau secara manual.

Hal inilah yang memunculkan adanya Pengertian komputerisasi Akuntansi.

Pengertian komputerisasi Akuntansi

Ketahuilah bahwa Pengertian Komputerisasi Akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer digunakan sebagai teknologi atau alat untuk menjalankan aplikasi dan digunakan untuk mengolah transaksi akuntansi serta sekaligus menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan.

Meskipun tidak hanya pada ranah itu saja. Sejatinya konsep komputerisasi ini juga bisa diaplikasikan dalam hal bisnis atau membuka sebuah usaha.

Sebab mau tidak mau apabila usaha/bisnis yang semakin maju dan tumbuh berkembang akan melibatkan banyak aspek seperti pelanggan, supplier, pegawai, investor dan bahkan pemerintah.

Hal utama yang harus sangat diperhatikan tentunya dalam bidang keuangan dan perlu menggunakan sistem akuntansi yang baik. Apabila sistem akuntansinya berjalan tidak baik atau mengalami kendala pasti bisa berdampak pada keuangan.

Sistem Akuntansi sebenarnya dibuat untuk membantu menyederhanakan sebuah proses pencatatan dan perangkuman.

Sebetulnya dalam merancang atau membuat rancangan sistem informasi Akuntansi itu ada tiga tahapan. Yang pertama adalah analisis, kedua adalah desain dan ketiga adalah implementasi.

Pada tahapan implementasi ini sangat diperlukan adanya feed back atau umpan balik dari pengguna (user) agar pengembangan sistem tersebut berjalan dengan baik.

Secara sederhana keuntungan yang bisa didapatkan dengan adanya sistem komputerisasi Akuntansi adalah kecepatan, ketepatan, jumlah (volume) hasil, pencegahan kekeliruan, posting otomatis, penyusunan laporan secara otomatis dan pencetakan dokumen secara otomatis. Dalam artian memberikan kemudahan dalam memproses data menjadi informasi Akuntansi.

Kelebihan Komputerisasi Akuntansi

Berikut ini adalah beberapa Kelebihannya, sebagai berikut  :

• Berfungsi untuk membuat sederhana atau menyederhanakan proses penyimpanan catatan.
• Proses transaksi dicatat dalam bentuk elektronik dan pada waktu yang sama, kemudian diletakkan atau di-posting secara otomatis ke akun-akun dalam sebuah buku besar dan selanjutnya diproses ke dalam buku besar pembantu.
• Secara umum memang lebih akurat dibandingkan dengan sistem manual atau menggunakan tangan karena dalam komputerisasi Akuntansi menyediakan informasi berupa saldo akun terkini atau yang paling baru untuk men-support (mendukung) pengambilan keputusan karena saldo akun telah otomatis ter-posting sejak transaksi muncul.

Kekurangan Komputerisasi Akuntansi

Namun, dibalik kelebihannya ternyata komputerisasi pun memiliki beberapa kekurangan seperti berikut.

1. Akibat komputerisasi Akuntansi adalah sebuah sistem teknologi komputer, tentunya membutuhkan biaya yang relatif besar atau mahal guna membeli software dan hardware tersebut.
2. Selain itu biaya perawatan/maintenance yang relatif, terutama untuk yang baru implemantasi dan belum adanya karyawan yang bisa menggantikan atau memposisikan konsultannya, maka biaya bisa lebih besar.
3. Karena komputerisasi menggunakan komputer sebagai pengolah data, maka bisa saja menimbulkan beberapa risiko-risiko yang khas. Terutama dampak negatif dari penggunaan teknologi yang tidak layak antara lain pengguna yang masih awam terhadap sebuah teknologi hardware dan software yang baru, pemprogram atau seorang analis sistem tidak mahir atau kurang memiliki keahlian yang mumpuni dalam memakai teknologi/sistem tersebut, minimnya perencanaan untuk instalasi teknologi baik hardware maupun software terbaru.

Baca Juga : Apa itu hardware?

Secara garis besar penggunaan komputerisasi Amemang tidak sepenuhnya berjalan dengan baik dan lancar. Terlebih lagi sebuah sistem tentunya rentan mengalami gangguan atau kesalahan-kesalahan.

Apabila sebuah sistem sudah mengalami gangguan atau eror cara terbaik adalah kembali menggunakan sistem manual. Beberapa kesalahan yang masih bisa terjadi pada komputerisasi Akuntansi, antara lain:

1. Akibat kesalahan yang dilakukan pada saat mencatat transaksi di awal atau gagal dalam mencatat transaksi di awal.
2. Mencatat satu transaksi lebih dari sekali atau dobel transaksi.
3. Penggunaan akun debit atau kredit yang tidak benar.
4. Memasukkan nominal/angka yang salah untuk debit dan kredit dalam satu transaksi.

Bila digunakan dengann benar maka akan sangat bermanfaat namun begitu juga dengan sebaliknya. Sekian artikel mengenai Komputerisasi Akuntansi Adalah : Pengertian, Kelebihan dan Kekurangan. Semoga membantu.

Permudah Pencatatan Keuangan dengan Komputerisasi Akuntansi

Kegiatan operasional perusahaan selalu membutuhkan pencatatan keuangan untuk mengetahui mengenai kondisi keuangan perusahaan. Karena itu laporan keuangan tentu harus dikerjakan dengan benar.

Pencatatan keuangan yang rapi tentu akan membantu stakeholder untuk dapat memahami dan menganalisa kinerja keuangan suatu perusahaan.

Pada awalnya, perusahaan melakukan pencatatan keuangan secara manual. Namun, dengan makin berkembangnya teknologi, maka pencatatan keuangan pun dilakukan dengan memanfaatkan komputer. Pencatatan keuangan yang menggunakan komputer ini disebut dengan komputerisasi akuntansi.

Komputerisasi akuntansi merupakan teknologi komputer yang digunakan untuk melakukan pengolahan pencatatan keuangan atau data akuntansi dengan memanfaatkan aplikasi.

Pengolahan data yang dilakukan juga terkait dengan laporan keuangan dari suatu perusahaan karena perusahaan tentu menggunakan sistem yang dapat mempermudah kinerja mereka.

Selain mempermudah kinerja dari pencatatan keuangan serta pembuatan laporan keuangan perusahaan, ada berbagai alasan mengapa perusahaan banyak yang mulai beralih ke komputerisasi. Berbagai alasan tersebut misalnya

1. Keamanan

Alasan yang menjadi sistem komputerisasi akuntansi mulai banyak digunakan adalah keamanan data yang ada pada sistem komputerisasi akuntansi.

Data dan informasi yang ada dalam aplikasi yang digunakan dapat dijamin keamanannya serta terjaga pula kerahasiaan data informasi yang dimasukkan dibandingkan dengan pencatatan menggunakan metode manual

2. Reliabilitas

Reliabilitas menjadi alasan dari diubahnya sistem manual ke komputerisasi akuntansi. Data yang dikelola menggunakan komputerisasi akuntansi dapat menghasilkan data yang konsisten dan akurat.

Data yang dihasilkan pun minimal kesalahan karena sistem yang dapat diandalkan.

3. Sederhana serta Terintegrasi

Penggunaan komputerisasi akuntansi juga dapat membantu bisnis dalam melakukan otomasisasi serta mengintegrasikan hampir semua aktivitas bisnis seperti pembelian, penjualan, inventaris, keuangan, manufaktur dan aktivitas lainnya.

Sistem komputerisasi akuntansi juga dapat membantu memfasilitasi pengaturan informasi pada bisnis secara akurat dan terkini sehingga dapat digunakan kapan saja.

4. Kecepatan Pengambilan Keputusan

Sistem komputerisasi akuntansi dapat menghasilkan laporan keuangan yang komprehensif dan secara real time bisa memastikan akses ke informasi yang lengkap sehingga bisa diakses secara cepat apabila tengah dibutuhkan.

5. Akurasi dan Kecepatan

Dalam sistem komputerisasi akuntansi, terdapat template yang bisa digunakan oleh para pengguna untuk bisa memasukkan data secara cepat dan akurat.

Sehingga, setelah data dimasukkan, maka pencatatan transaksi pun akan dimulai dan informasi yang dihasilkan dari pencatatan transaksi pun bisa didapat secara otomatis.

6. Pelaporan yang Instan

Sistem koputerisasi akuntansi juga mampu menghasilkan laporan yang berkualitas dengan kecepatan dan akurasi yang tinggi. Karena itulah pelaporan yang dihasilkan pun bisa didapat dengan cepat.

Manfaat Komputerisasi Akuntasi

Komputerisasi akuntansi saat ini mulai banyak digunakan oleh orang yang menjalankan bisnis.

Selain karena berbagai alasan yang membuat perusahaan memilih sistem komputerisasi akuntansi, menjalankan sistem komputerisasi akuntansi memberikan berbagai manfaat sehingga banyak yang mulai beralih dari pencatatan keuangan manual ke komputerisasi akuntansi.

Beberapa manfaat dari komputerisasi akuntansi antara lain :

1. Dapat Menghemat Biaya

Menggunakan sistem komputerisasi akuntansi berarti menyimpan data dalam komputer. Penyimpanan data ini dapat dilakukan lebih hemat dibandingkan menyimpan data pada kertas biasa dengan penggunakan pencatatan keuangan secara manual.

Selain itu data yang disimpan dalam komputer juga dapat menghemat waktu karena lebih cepat proses pengerjaannya sehingga ketika proses penginputan data selesai maka bisa langsung disimpan.

Pengiriman serta pertukaran informasi maupun data yang ada dalam komputer juga bisa dilakukan lebih cepat misalnya dengan mengirimkan melalui email.

Baca Juga : Pengertian Email Adalah

Ini tentu lebih cepat dan lebih efisien dibandingkan mengirimkan menggunakan jasa pengiriman.

2. Tingkat Efisiensi yang Tinggi

Tak hanya menghemat biaya, melakukan pencatatan keuangan menggunakan sistem komputerisasi akuntansi juga memiliki tingkat efisiensi yang tinggi karena data yang dihasilkan oleh sistem komputerisasi tentu akurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi.

Selain itu, pencarian dan penyimpanan data pun bisa dilakukan dengan lebih mudah bila menggunakan sistem komputerisasi akuntansi.

Dengan begitu, waktu yang diperlukan serta tenaga yang diperlukan untuk mencari dan menyortir data pun bisa lebih sedikit dibandingkan bila melakukan secara manual

3. Memiliki Visual yang Menarik

Kebanyakan sistem komputerisasi akuntansi menggunakan aplikasi dalam penggunaannya. Biasanya dalam aplikasi akan disajikan jenis data yang mudah dibaca seperti tabel atau grafik dan memiliki visual  yang menarik sehingga pengguna akan lebih mudah untuk memahami data yang dibaca.

Jenis Software Akuntansi

Terdapat beberapa jenis software dari akuntansi yang bisa dipilih menyesuaikan dari kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa jenis dari software akuntansi

1. Software Kustomisasi

Pembuatan software terkadang ada yang melihat pada pasar dan ada juga yang menyesuaikan kebutuhan dari pengguna software.

Pada software akuntansi jenis kustomisasi, software disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang tak cukup ketika menggunakan software yang umum.

Software yang dapat dikustomisasi ini tepat bila digunakan untuk pebisnis menengah dan pebisnis besar.

2. Software yang Disesuaikan

Terkadang, dalam penggunaannya, ada kebutuhan tersendiri yang harus ada dalam software akuntansi yang tak ada dalam software lain.

Untuk menjawab kebutuhan ini, maka ada pula software yang memang didesain sesuai dengan pesanan dari perusahaan yang membutuhkan. Software jenis ini biasanya tepat digunakan oleh organisasi besar yang memiliki berbagai divisi.

Software jenis ini tentu akan sangat membaantu apabila pengguna tersebar di berbagai wilayah geografis.

Namun, software jenis ini tentu membutuhkan biaya yang sangat tinggi. Selain itu, pelatihan juga dibutuhkan secara khusus untuk menggunakan software jenis ini.

Karena itu, perusahaan perlu menyiapkan biaya yang cukup besar untuk memiliki software jenis ini. Namun, bisa dipastikan bahwa software jenis ini memiliki keamanan yang terjamin.

3. Software Siap Pakai

Dalam software siap pakai, pengguna tinggal memanfaatkan fitur yang ada dalam software. Software ini tepat digunakan oleh UMKM yang data transaksi akuntasinya tergolong sedikit.

Biaya penggunaan software siap pakai juga rendah sehingga pengusaha tak perlu menyiapkan biaya yang banyak untuk menggunakan software jenis ini.